Dalam dunia profesional yang semakin mengandalkan kerja lintas bahasa dan lintas budaya, peran seorang penerjemah bukan hanya sekadar mengalihkan teks dari satu bahasa ke bahasa lain. Lebih dari itu, penerjemah juga memegang tanggung jawab besar terhadap kerahasiaan informasi klien. Karena itu, Non-Disclosure Agreement (NDA) menjadi dokumen yang penting dan tidak bisa diabaikan dalam setiap proyek penerjemahan yang bersifat profesional.
Sebagai seorang profesional, baik Anda adalah penerjemah freelance, agensi penerjemahan, atau bahkan klien korporat, memahami makna dan fungsi dari NDA menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari etika kerja dan perlindungan bisnis jangka panjang.
Mari kita bedah lebih dalam mengenai apa itu NDA, bagaimana perannya dalam proyek penerjemahan, serta mengapa Anda perlu memberikan perhatian khusus terhadap dokumen ini.
Apa Itu Non-Disclosure Agreement (NDA)?
Secara sederhana, Non-Disclosure Agreement (NDA) atau Perjanjian Kerahasiaan adalah kontrak hukum antara dua pihak atau lebih yang menyatakan bahwa informasi tertentu bersifat rahasia dan tidak boleh dibocorkan ke pihak ketiga. Dalam konteks proyek penerjemahan, informasi yang dimaksud bisa berupa dokumen legal, naskah komersial, data internal perusahaan, email strategis, hingga materi pelatihan internal.
Anda bisa membayangkan ketika Anda ditugaskan untuk menerjemahkan dokumen strategi pemasaran dari sebuah perusahaan multinasional, Anda secara otomatis akan mendapatkan akses ke berbagai informasi yang bisa dianggap sebagai rahasia dagang. Tanpa NDA, tidak ada pengikat hukum yang jelas bahwa Anda tidak boleh membocorkan informasi tersebut. Di sinilah pentingnya NDA.
NDA mencakup beberapa hal dasar seperti:
- Identifikasi para pihak
- Jenis informasi yang dianggap rahasia
- Kewajiban penerima informasi
- Durasi perjanjian
- Pengecualian atas informasi yang tidak dianggap rahasia
NDA bukan hanya formalitas. Dalam banyak kasus, NDA adalah simbol kepercayaan antara klien dan penerjemah, dan kepercayaan ini adalah aset paling berharga dalam hubungan profesional.
Mengapa NDA Penting dalam Dunia Penerjemahan Profesional?
Dalam jasa penerjemahan profesional, Anda bukan hanya berurusan dengan kata-kata, tetapi juga dengan konteks, makna, dan kadang strategi bisnis yang sangat sensitif. Oleh karena itu, NDA dalam jasa penerjemahan berperan sebagai pagar pembatas yang melindungi kedua belah pihak dari risiko penyalahgunaan informasi.
Ada beberapa alasan kuat mengapa NDA sangat penting dalam industri ini:
1. Menjaga Kerahasiaan Informasi Klien
Sebagian besar klien menerjemahkan dokumen karena kebutuhan internal mereka, entah itu untuk kepentingan hukum, rencana ekspansi bisnis, atau pelaporan ke investor. Mereka tentu tidak ingin dokumen tersebut bocor sebelum waktunya.
Sebagai contoh, dokumen merger perusahaan atau kontrak lisensi produk yang belum diumumkan ke publik bisa menjadi bom waktu jika sampai tersebar. Dengan adanya NDA Klien, penerjemah memiliki kewajiban hukum untuk menjaga informasi tersebut seketat mungkin.
2. Meningkatkan Profesionalisme dan Kredibilitas
Jika Anda adalah penerjemah freelance, menunjukkan bahwa Anda terbiasa bekerja di bawah NDA bisa menjadi nilai jual yang sangat tinggi. Klien akan merasa lebih aman dan percaya bahwa Anda memahami pentingnya privasi.
Begitu pula jika Anda adalah bagian dari agensi penerjemahan: menyertakan proses penandatanganan NDA sebagai bagian dari standar kerja Anda bisa membedakan Anda dari pesaing. Ini adalah bukti konkret bahwa Anda menjalankan praktik terbaik dalam bisnis.
3. Menghindari Risiko Hukum
Tanpa NDA, sulit untuk membuktikan bahwa seorang penerjemah atau klien telah melanggar kesepakatan terkait informasi. NDA memberikan payung hukum yang jelas jika suatu saat terjadi pelanggaran. Dengan demikian, penyelesaian masalah bisa lebih tertata dan berdasar hukum.
Hal ini juga tercermin dari survei yang dilakukan oleh Chartered Institute of Linguists (CIOL) pada tahun 2023, yang melibatkan lebih dari 2.800 penerjemah lepas dari 107 negara. Survei tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar penerjemah profesional bekerja di bawah kontrak formal, termasuk NDA, khususnya ketika menangani proyek lintas negara dan sektor bisnis strategis.
Temuan ini menunjukkan bahwa praktik penggunaan NDA memang telah menjadi standar industri, bukan sekadar tambahan opsional.
Jenis Informasi yang Biasanya Dilindungi dalam NDA
NDA bukan hanya untuk melindungi dokumen perusahaan besar. Bahkan proyek kecil seperti menerjemahkan email internal atau presentasi pitch bisa mengandung informasi sensitif. Berikut ini beberapa contoh informasi yang umum dilindungi oleh NDA untuk penerjemahan bisnis:
- Rencana strategi pemasaran
- Data keuangan perusahaan
- Dokumen legal seperti perjanjian dan kontrak
- Desain produk atau paten
- Data pelanggan atau database internal
- Manuskrip buku yang belum dipublikasikan
Sangat penting bagi Anda untuk memahami konteks informasi yang Anda terima, terutama jika Anda terlibat dalam proyek-proyek lintas negara di mana regulasi tentang data dan privasi bisa berbeda. Misalnya, dokumen dari klien Uni Eropa bisa tunduk pada regulasi General Data Protection Regulation (GDPR) dan ini menambah dimensi penting dalam kerahasiaan.
NDA dan Kewajiban Penerjemah: Apa yang Harus Anda Perhatikan?
Sebagai penerjemah profesional, Anda perlu memahami bahwa NDA bukan hanya sekadar tanda tangan di atas kertas. Ia adalah komitmen yang wajib dipegang teguh. Maka dari itu, sebelum menandatangani NDA, Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Baca dengan Cermat Isi Perjanjian
Jangan terburu-buru menandatangani NDA tanpa membacanya. Perhatikan:
- Apa saja informasi yang dianggap rahasia?
- Berapa lama kewajiban menjaga kerahasiaan berlaku?
- Apa sanksi jika terjadi pelanggaran?
- Apakah ada kewajiban menghapus atau mengembalikan dokumen setelah proyek selesai?
2. Jangan Simpan Informasi di Tempat yang Tidak Aman
Informasi yang Anda terima harus disimpan di media yang aman. Hindari menyimpan file di cloud storage umum tanpa enkripsi, atau membiarkannya terbuka di perangkat yang digunakan bersama.
Jika perlu, gunakan perangkat lunak keamanan tambahan atau sistem file terenkripsi untuk melindungi data klien.
3. Hindari Diskusi Tentang Proyek
Kadang godaan untuk menceritakan proyek besar kepada rekan atau komunitas bisa muncul. Tapi ingat, informasi dalam NDA berarti tidak boleh dibicarakan kepada siapapun, bahkan rekan kerja sekalipun, jika tidak memiliki izin tertulis.
Apa yang Harus Diperhatikan Klien Sebelum Mengirim NDA?
Sebagai klien, Anda juga punya tanggung jawab untuk menyusun NDA yang jelas dan realistis. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mengirim NDA ke penerjemah:
1. Jangan Terlalu Umum atau Terlalu Rumit
Salah satu kesalahan umum dalam NDA adalah membuatnya terlalu luas (semua informasi dianggap rahasia) atau terlalu kompleks hingga penerjemah kesulitan memahami isinya. Gunakan bahasa yang lugas dan spesifik.
2. Sertakan Durasi yang Masuk Akal
Misalnya, NDA berlaku selama 2 tahun setelah proyek selesai. Hindari membuat ketentuan yang tidak masuk akal, seperti larangan seumur hidup, kecuali memang sangat krusial.
3. Sesuaikan dengan Skala Proyek
Jika Anda hanya mengirimkan dokumen internal biasa, NDA yang terlalu panjang dan ketat mungkin tidak perlu. Tapi untuk dokumen hukum atau strategi bisnis, NDA yang lebih detail justru penting.
Penting untuk diingat bahwa NDA sebetulnya melindungi kedua belah pihak. Tidak hanya penerjemah harus menjaga informasi klien, tapi klien pun tidak bisa sembarangan menggunakan hasil kerja penerjemah di luar kesepakatan.
Sebagai contoh, jika hasil terjemahan digunakan untuk tujuan di luar yang disepakati, misalnya dikomersialkan ulang tanpa izin penerjemah, maka ini bisa dianggap pelanggaran hak cipta. Maka dari itu, NDA bisa mencakup klausul hak kekayaan intelektual agar semua pihak merasa aman dan adil.
Dalam proyek penerjemahan profesional, NDA adalah pilar kepercayaan yang wajib dijaga. Ia bukan sekadar kontrak, tapi bentuk komitmen bahwa Anda siap menjaga rahasia klien dengan standar tertinggi.
Bagi penerjemah, menandatangani NDA menunjukkan bahwa Anda siap bekerja secara profesional dan memahami pentingnya menjaga integritas. Bagi klien, menyediakan NDA adalah bentuk tanggung jawab untuk melindungi informasi sensitif dan memastikan kerja sama berjalan adil.
Jadi, jika Anda ingin proyek penerjemahan berjalan lancar, aman, dan profesional, baik dari sisi teknis maupun etika, mulailah dengan menyusun atau menandatangani Non-Disclosure Agreement yang jelas.
Dengan semakin banyaknya pertukaran informasi dalam dunia digital saat ini, kesadaran akan pentingnya NDA untuk penerjemahan bisnis bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan mutlak.
Referensi:
https://www.ciol.org.uk/freelance-translator-survey-2023
https://montero-ls.com/en/the-role-of-ndas-in-translation/
https://www.tridindia.com/blog/how-legal-translators-ensure-confidentiality-and-data-security/
